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时间管理工具有非常多,但最直观易懂,应用最多的,恐怕非“四象限时间管理法”莫属了。这种方法要求我们将待办任务按重要程度和紧急程度分成如下的四个象限,然后再对事件进行排序,逐一解决。

网络上关于这种分析方法的文章非常多,但对于这几类事情的分析和排序几乎都是一致的:一、二、三、四。
这种方案真的就是一成不变的最优方案吗?根据项目管理的经验,我先给出我的答案:二、一、三、四。即在重要紧急事件和重要不紧急事件中,我优先选择后者。也许这个答案让很多人大跌眼镜或嗤之以鼻。但不要急,先看我的理由及经验:

要想在这个问题上讨论出个结果,我们必须弄清楚两件事情:
1、 什么是重要的事情?什么是紧急的事情?
2、 这个事件的排序是在什么时间尺度上进行的?
关于第一个问题:紧急的事情很好定义,就是即将到截止日期的事件。但什么是重要事件呢?这个问题在不同人眼中答案是不一样的。 针对我们的IT项目参与者,我认为有如下两类事件是算得上重要的:

其一,是涉及到自己职业生涯的下一个阶段的事情。例如,我现在是一名项目实施工程师,下一阶段可能要去做项目经理。而作为项目经理,需要掌握的知识与能力要远远高于实施工程师的。所以,提前做好知识储备就很有重要,否则,如果仅仅因为我能做好项目实施工程师,而被提拔为项目经理,那一定会有一段时间是完全无法胜任的。
其二,是涉及到的项目金额相对较大,或者这个项目对公司的战略至关重要。这一点并不难理解,很多人手中都有多个项目在并行推进,难免有的项目钱多事儿少,有的项目钱少事儿多,这时候就比较考验工程师的理性以及抗压能力了,因为没有清醒头脑的人很容易被催的急的事儿牵着鼻子走,而且我们自己做事情的时候,也喜欢不停的催别人,因为这样确实能提高效率。

基于以上的两类重要的事,我们再深入一层,看看他们的特点。不难发现,这两类事件都有一个共同特点,就是时间上不会特别的紧急,也就是所谓的重要而不紧急的事件。无论是工作的下一个阶段,还是大型的项目,都不是一蹴而就的,在时间上会有非常长的缓冲期。
但是,这两类事件,如果被晒在一边,最终都会被托成既重要又紧急的事件。如果已经到达下一个工作阶段,而自己的储备不足,则会陷入无法胜任、信心不足、工作绩效差、信心更加不足……这样的恶性循环。如果是重要的项目,则会导致项目延期甚至失败。很明显,这种疲于奔命的“瞎”忙的工作状态,都是不是我们想要的。


我想,你应该在想,难道我不应该先处理既重要又紧急的事情吗?人家那边催的很紧呀,或者服务器故障已经发生,十万火急呀,我怎么能不立即去处理呢?这就涉及到上面提到的第二个问题了,既我们对这个事件的排序是在什么时间尺度上的。

我们会每时每刻都盯着这个我们的时间计划吗?很显然不能,我们这个计划不可能是实时更新的。这只是一个任务序列,我们隔一定时间,打开看一下,然后来决定接下来的周期,要做什么事情。

所以,我建议这个周期定为1天或半天。可以在早晨坐在办公室的时候,借着倒茶休息的时间,看一看这个序列,了解今天该做什么事情,晚上睡前,再确认一下,并想一想明天将要处理的事情。放在这个尺度上,你还认为上面的紧急又重要事件是个问题吗?在这一天里,我们完全可以优先处理既重要又紧急的事情,但是,在这一天的任务中,一定不能少了那些重要的、但不是很紧急的事情,例如读读书充实自己,关心一下手中的重要项目——哪怕这一周都没有任何进展,因为这类事件,才是对我们价值更大的,更值得关心的。

见过很多同事,无法坚持学习或对重要项目跟踪不力,我们的借口的就是最近很忙。那真实的情况呢?无非就两种,一是他根本没有一个对任务排序的观念,想起什么就做什么,二是他真的很忙,虽然每天也会把读书等重要且不紧急的事情放在列表中,但这一天中有大量的紧急重要事情需要马上处理,导致部分任务的托延。针对第一种人,我觉得没什么好说的,先参照本文养成这个好的习惯才是最重要的。重点在于第二种人,每当面对这种人的时候,似乎感觉很值得同情,每天都很忙,还被我们要求要坚持读书。但仔细想想,抛开他的效率不谈,就算他的任务真的多到一天不可能全部完成,那也就意味着,他一定有些事情是无法按时完成的。那么,在小的项目和大项目的选择上、在眼前利益和长远利益的选择上、在“每天被别人牵着鼻子走”和“舍掉部分事情而换取重大事件的主动权”的选择上,我们应该选哪个呢?很明显应该都是后者吧。说的更直白一点,就是既然任务已经多到完不成了,总要得罪一方,那么我们应该选择那些马上要到截止时间的或重要程度上稍低一点的,这样才能换取下一步工作的主动性,不然永远在被动的做事。当然,这只是下策,最好的办法,还是想办法提高自己的效率,不要出现这种任务序列溢出的情况。

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